3 août 2022

Bien choisir son ERP

L’ERP (Enterprise Resource Planning), ou progiciel de gestion intégré, facilite l’administration de vos processus en regroupant l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Afin de répondre aux attentes, l’ERP doit être choisi selon des critères précis. Quel est son rôle ? Quels avantages en retirer ? Nous vous expliquons comment sélectionner la solution qui convient le mieux à vos besoins et comment la mettre en place, tout en évitant certains écueils.

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La transition numérique et la position de l’ERP

Le client au coeur de la transition numérique

Dans une entreprise, le client est impacté par les services internes, et encore davantage par la transition numérique qui le met au coeur de l’organisation. Cette transition numérique vise à améliorer les services de l’entreprise afin d’apporter de la valeur au client. Sans dispositif central, ou avec un dispositif central inadapté, chaque service détient son propre outil d’information.

Lorsque l’entreprise ne possède pas de système central de gestion, on utilise des procédés distincts selon chaque activité :

  •  Excel ;
  • e-mails ;
  • logiciels spécifiques ;
  • etc.

Les problèmes rencontrés au quotidien en l’absence d’un ERP

Sans un logiciel collectif, on se prive d’une vision unique, centralisée et partagée des informations. Ce manque entraine alors :

  • beaucoup d’erreurs et d’incohérences de communication entre des systèmes distincts liées à des saisies multiples ;
  • une absence de mise à jour en temps réel faute de transfert des éléments entre les entités ;
  • un multiple développement d’interfaces entre les différents systèmes de données ;
  • un partage des informations par mail, par envoi de fichiers ou par téléphone, soit de nombreuses versions de fichiers et des difficultés de traitement des renseignements.

 

Toutes ces complications quotidiennes dans la gestion des tâches sont chronophages et engendrent une qualité de service pas toujours à la hauteur pour le client.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un logiciel unique pour administrer l’ensemble des activités et des flux de l’entreprise.

Une répartition en modules de gestion

L’ERP favorise la prise en main de l’ensemble des fonctions opérationnelles d’une entreprise au travers d’une variété de modules de gestion reliés à une base de données unique.

Parmi ces éléments, on retrouve notamment :

  • La gestion des approvisionnements (relations fournisseurs) ;
  • La gestion des stocks et de l’entrepôt ;
  • La gestion des ventes (relations clients) ;
  • La gestion de la distribution ;
  • La gestion comptable et financière (comptabilité, facturation, etc.) ;
  • La gestion de vos besoins spécifiques en e-commerce pour les marketplaces ;
  • Le suivi de la traçabilité et de la qualité des produits.

 

Chaque élément actualisé dans un module modifie en temps réel tous les autres modules. Un pilotage global et par domaine est mis en place afin d’améliorer la visibilité. L’objectif de l’agencement en modules est de standardiser les processus de l’entreprise pour homogénéiser et centraliser les informations unifiées. L’organisation ainsi instaurée génère alors :

  • une meilleure anticipation ;
  • une meilleure prise de décision ;
  • une progression générale de la productivité.

 

Choisir d’installer un ERP est donc bien une décision stratégique pour l’entreprise.

Quelques exemples de fonctionnalités

Découvrons les impacts de l’ERP :

  • Achats : anticipation des approvisionnements, gestion du prix d’achat et historisation;
  • Production : aide à la planification, calcul du prix de revient, calcul de productivité, suivi de la production en temps réel ;
  • Traçabilité rapide en amont et en aval, rappel de lots ;
  • Qualité : réalisation facile et rapide des fiches techniques, calcul des valeurs nutritionnelles et listes d’ingrédients ;
  • Commerce : suivi de l’impact des opérations commerciales par client ou par produit, évolution de la marge, gestion des contrats date, CRM clients ;
  • Logistique : gestion des produits en DLC courtes, optimisation des tournées, des coûts de transports ;
  • Comptabilité analytique, gestion des retards de paiements clients ;

 

Les enjeux et bénéfices de l’ERP

Les enjeux pour les industries agroalimentaires (IAA)

Les entreprises agroalimentaires sont confrontées à des exigences et des pressions très fortes de la part des producteurs, des distributeurs, des consommateurs, sans oublier de leurs concurrents !
Résultat : parfois « coincées », souvent « contraintes », elles sont toujours obligées de réagir rapidement pour chercher à se différencier afin de soutenir leur développement.

Des enjeux multiples et complexes

Les entreprises agroalimentaires sont confrontées à de nombreuses problématiques quotidiennement :

  • normes de sécurité ;
  • développement durable ;
  • évolutions rapides des habitudes de consommation ;
  • nouvelles contraintes réglementaires ;
  • volatilité des prix des matières premières ;
  • pression commerciale de la GMS (Grande et Moyenne Surface) ;
  • concurrence nationale et internationale.

 

Ces enjeux impactent toute la chaîne de valeur depuis la conception des produits et l’achat des matières premières jusqu’à la production et la distribution finale. Cette chaîne de valeur exige de pouvoir garantir une sécurité alimentaire aux milliards de consommateurs quotidiens et donc une traçabilité maximale en temps réel. Aujourd’hui, un ERP est indispensable dans les industries agroalimentaires (IAA) afin de gérer toutes les activités quotidiennes.

 

Quelles améliorations en attendre ?

  • optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
  • cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier client, etc.) ;
  • intégrité et unicité de la structure de données ;
  • partage du même système de renseignements pour faciliter la communication interne et externe ;
  • minimisation des coûts de gestion de l’information ;
  • globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;
  • productivité accrue ;
  • meilleure coordination des services ;
  • meilleure productivité des équipes ;
  • augmentation de la satisfaction client ;
  • pilotage de l’entreprise plus précis et long terme ;
  • prise de décision facilitée.

 

Les coûts opérationnels sont réduits de 23 % grâce à un ERP.

Comment bien choisir son ERP ?

Les étapes

1. Définissez vos besoins

Avant de rédiger votre cahier des charges, voici les questions auxquelles vous devrez répondre :

  •  Pourquoi mettre en place un ERP ?
  • Quels sont les enjeux pour l’entreprise ?
  • Quelle est votre stratégie à 5 ans ?
  • Quels sont les domaines à informatiser ?
  • Quelles sont les contraintes, les spécificités liées à votre activité ?
  • Quelles sont vos priorités ?
  • Comment sont modélisés vos processus?
  • Avec qui travailler pour votre projet ?
  • Quel budget affecter ?

2. Impliquez vos collaborateurs

  • Expliquez-leur le projet :
    – Pourquoi un ERP ?
    – Pour quels bénéfices ?
    – Quelles difficultés actuelles faut-il résoudre ?
  • Établissez le dialogue et entendez leurs questions, leurs craintes éventuelles.
  • Réalisez un plan d’action pour la conduite du changement de votre projet.
  • Commencez à dessiner les contours de l’équipe projet.

3. Fixez-vous des objectifs

  • Qualifiez les résultats attendus à mettre en lien avec vos indicateurs clés et vos problématiques majeures.
  • Définissez le délai de déploiement acceptable et réaliste pour l’entreprise

4. Consultez les éditeurs d’ERP

  • Définissez le type de solution : généraliste ou spécialiste ?
  • Cadrez les contraintes matérielles et les infrastructures.
  • Renseignez-vous sur les éditeurs du marché et sur les ERP utilisés chez vos concurrents.
  • Consultez plusieurs éditeurs (de trois à cinq).

5. Comparez les offres

  • Rédigez une grille de lecture des réponses
  • Gardez une liste de deux ou trois éditeurs
  • Organisez une soutenance
  • Choisissez

 

Les critères de sélection

  • la réponse aux besoins ;
  • la solidité de l’éditeur ;
  • l’équipe projet ;
  • le prix ;
  • les références éditeurs.

 

Huit écueils à éviter

  • réduire l’ERP à un choix informatique ;
  • négliger l’étude des besoins ;
  • ne pas impliquer les équipes ;
  • se focaliser sur le coût ;
  • s’imposer un planning trop ambitieux ;
  • sous-estimer la charge de travail en interne et les changements d’organisation post déploiement ;
  • ne pas bien choisir sa date de démarrage ;
  • négliger une aide externe.

 

Les qualités d’une bonne solution ERP

  • un prestataire pérenne et qui comprend votre métier ;
  • une solution personnalisable et adaptée à la taille, à l’évolution et aux besoins de votre entreprise ;
  • un prix de licence par abonnement qui prend en compte le projet et sa maintenance;
  • une disponibilité et une charge induites pendant toute la durée de mise en place du projet ;
  • un outil modulable et en constante évolution.

 

Après le choix, le projet

En amont du démarrage, vous devez constituer une équipe de projet interne. Toutefois, si personne n’est dédié à cette mission parmi vos employés en CDI, vous pouvez aussi vous faire aider par un consultant, un stagiaire, un employé en CDD, ou un alternant.
Informez ensuite l’ensemble des équipes de l’entreprise, puis préparez les pilotes à cette nouvelle fonction. Attention : le projet de mise en place d’un ERP a une incidence importante, tant sur l’organisation de l’entreprise que sur la charge de travail de vos collaborateurs. Pensez-y !

Exemple d’un déroulé de projet

 

L’ERP en quelques chiffres

*Chiffres tirés de l’étude panorama Consulting 2021 sur un retour de 112 entreprises

Jérôme Ventage — Chargé de mission Transition numérique et usine du futur
CRITT Agro-alimentaire
Christelle Guillot — Directrice d’OPTEAM PROCESS